Einheitliche Lizenzierung: Heute bequem – morgen teuer

Viele mittelständische Unternehmen verschenken bei Microsoft 365 Geld und Verhandlungsspielraum. Häufig wird ein „One-Size-Fits-All“ Modell angewendet. Allen Mitarbeitenden wird der gleiche, meist hochpreisige Plan zugewiesen. Einfach? Ja. Effizient? Definitiv nicht.

Unterlizenzierung & Oversizing: Die versteckten Kosten

In Schweizer KMU mit 250 bis 2 500 Benutzern gleicht das Lizenzmanagement oft einem Jonglier-Act. Die Versuchung ist gross, jedem eine E3- oder gar E5-Lizenz zu geben und das Thema als erledigt zu betrachten.

Die Realität: Rund 44 % aller Microsoft-365-Lizenzen sind ungenutzt oder überdimensioniert. In einem Unternehmen mit 500 Usern entspricht das rund 220 Lizenzen, für die Sie zahlen, ohne den vollen Nutzen zu erhalten.

Es geht nicht darum, zehn verschiedene Lizenztypen einzuführen – das wäre ein Administrations-Albtraum. Entscheidend ist Klarheit:

• Welche Rollen brauchen wirklich den vollen E3- oder E5-Funktionsumfang?
• Wo reicht eine kleinere Lizenz (F3, Business Basic) vollkommen aus?
• Wie lassen sich zwei bis drei Kern-Segmente bilden, statt Dutzende?

Diese Klarheit wird zum mächtigen Hebel, wenn Ihre nächste Vertragsverhandlung ansteht. Ein Blick in Microsofts 11-seitige Lizenzübersicht Modern Work Plan Comparison – Enterprise zeigt, wie leicht man den Überblick verliert.

Transparenz schafft Verhandlungsmacht

Wer genau weiss, was die Benutzer benötigen – und was nicht, kann Microsoft oder den Reseller mit harten Fakten konfrontieren.

• Sie sind dann nicht der Kunde, der „zur Sicherheit“ Lizenzen kauft.
• Sie sind der Kunde mit einem präzisen Nutzungsprofil.

Das ändert die Gesprächsbasis: Statt sich zum nächstgrösseren Bundle überreden zu lassen, können Sie Rabatte fordern, Lizenzen mischen und unnötige Add-ons abwehren.

Gerade jetzt, wo Kostenkontrolle höchste Priorität hat, wird transparente Lizenz-Governance vom Papierkrieger zum strategischen Vorteil.

Rightsizing ohne Chaos

Mehrere Lizenztypen zu managen muss kein Durcheinander sein:

• Gruppenbasierte Zuweisung in Azure AD (heute Microsoft Entra ID) automatisiert die Verteilung.
• Nutzungsberichte aus dem Microsoft-365-Admin-Center oder einfache Excel-Exporte liefern Entscheidungsgrundlagen ohne Zusatz-Tooling.
• Zwei bis drei Lizenzprofile genügen, um 90 % der Einsparpotenziale zu erreichen.

Sie müssen nicht jeden User mikromanagen – nur genug segmentieren, um fundierte Entscheidungen zu treffen.

Mehr zu den Vor- und Nachteilen von einheitlicher versus gruppenbasierter Lizenzierung finden Sie im Whitepaper Microsoft 365 Licensing: Individualized vs. Uniform Approaches.

Fazit

Heute ist die Optimierung Ihrer Microsoft-Lizenzen nicht nur ein Mittel zur Kostensenkung – sie ist ein strategischer Schritt, um Ihre IT-Ausgaben besser zu kontrollieren und Ihre Verhandlungsposition gegenüber dem Hersteller zu stärken.

1. Vor der nächsten Microsoft-Verlängerung: Prüfen Sie Ihre tatsächliche Nutzung.

2. Rightsizing bedeutet nicht Chaos, sondern Kostenklarheit und stärkere Verhandlungsposition.

3. Es geht um mehr als 10–15 % Einsparung – es geht darum, dass Ihr Unternehmen, nicht der Anbieter, die Lizenzstrategie bestimmt.

Bringen Sie Licht ins Dunkel Ihrer Lizenzlandschaft und verwandeln Sie versteckte Kosten in handfeste Verhandlungspower.