Backoffice - mehr Personal einstellen oder automatisieren?

In einer Zeit, in der die Technologie fast jede Branche umgestaltet, suchen viele Unternehmen natürlich nach neuen Wegen zur Verbesserung der Effizienz. Im Laufe der Jahre hat die Technologie dazu beigetragen, viele zeitraubende Aufgaben in den Büros zu beseitigen, und da die durchschnittliche Arbeitszeit weiter sinkt, steht fast jedes Unternehmen unter dem Druck, Wege zur Steigerung der Produktivität zu finden. In diesem Blog werden wir einen genaueren Blick auf die Büroautomatisierung werfen, die sich als eine gute Alternative zur Erweiterung Ihres Personalbestands erweisen könnte.

Die Entwicklung der Bürobelegschaft

Die Arbeitswelt hat sich im Laufe der Jahre grundlegend verändert: Frühere Generationen arbeiteten viel mehr Stunden pro Woche. So arbeiteten die Menschen in den 1950er Jahren oft mehr als 50 Stunden pro Woche, während wir heute einen Rückgang der durchschnittlichen Arbeitszeiten erleben. Wie Sie in Abbildung 1 unten sehen können, ist dies ein rapider Rückgang um mehr als 25 % in einigen Ländern, ein Trend, der sich auch in Zukunft fortsetzen wird.

Fig. Verringerung der ArbeitszeitenSource Hubermann & Minns 2019)

Obwohl dies für diejenigen, die eine bessere Work-Life-Balance anstreben, oft eine gute Nachricht ist, führt die Arbeitszeitverkürzung in vielen Unternehmen zu einem stetigen Anstieg der Arbeitsbelastung in Abteilungen wie Marketing, Kundendienst, Personal, Finanzen und Beschaffung. Dadurch entsteht ein natürliches Ungleichgewicht, da die zunehmende Arbeitsbelastung mit den derzeitigen Arbeitszeiten nicht mehr bewältigt werden kann.

Wie lässt sich die Herausforderung einer zunehmenden Arbeitsbelastung bewältigen?

Manager auf der ganzen Welt suchen nach kosteneffizienten Möglichkeiten zur Bewältigung der zunehmenden Arbeitsbelastung. Je nachdem, welche Aufgaben Ihr Team zu erledigen hat, stehen verschiedene Optionen zur Verfügung. Ganz gleich, ob Sie einen kreativen und kooperativen Beitrag zu einem Projekt oder zusätzliche Unterstützung bei administrativen Aufgaben wie Rechnungsstellung und Bestandsverwaltung benötigen, diese Probleme werden mit dem weiteren Wachstum Ihres Unternehmens wahrscheinlich zunehmen. Welche Möglichkeiten gibt es also?

• Machen Sie es selbst - Als Geschäftsinhaber oder Manager wollen Sie dem Unternehmen natürlich auf jede erdenkliche Weise helfen. Aber haben Sie wirklich die Zeit, um es selbst zu tun, und wäre Ihre wertvolle Zeit nicht besser für wichtigere Projekte im Unternehmen aufgehoben? Wenn Sie versuchen, die Arbeit selbst zu erledigen, müssen Sie unweigerlich länger arbeiten, was sowohl für Sie als auch für das Unternehmen eine Belastung darstellt.
• Outsourcing - Es gibt viele Auftragnehmer, die Unternehmen, die Back-Office-Unterstützung benötigen, schnell helfen können, und das hat den großen Vorteil, dass keine neuen Mitarbeiter eingestellt werden müssen. Aber verstehen sie genau, wie Ihr Unternehmen funktioniert, verfügen sie über die erforderliche Erfahrung und bieten sie die Zuverlässigkeit, die Sie brauchen?
• Mehr Mitarbeiter einstellen - In vielen Situationen mag es so aussehen, als ob die einzige Lösung darin besteht, mehr feste Mitarbeiter einzustellen. Wenn der Druck steigt und Sie ein qualifiziertes und zuverlässiges Team brauchen, wollen Sie natürlich sicherstellen, dass Sie die erforderlichen Arbeitskräfte zur Verfügung haben. Dies ist jedoch mit zusätzlichen Kosten verbunden, und Sie müssen sicher sein, dass sich die Arbeitsbelastung nicht drastisch ändert, da sowohl die Verringerung als auch die Aufstockung Ihrer Mitarbeiterzahl Zeit in Anspruch nehmen kann.

Wie Sie sehen, gibt es bei den oben genannten Optionen sowohl positive als auch negative Aspekte, aber sie bieten möglicherweise nicht die ideale Lösung für die Personalprobleme Ihres Unternehmens. Glücklicherweise gibt es eine vierte Option, die die erschwingliche, effiziente und skalierbare Lösung bieten könnte, die Ihr Unternehmen braucht: Back-Office-Automatisierung.

Letztendlich ermöglicht Ihnen die Backoffice-Automatisierung, Ihr Unternehmen mit weniger Aufwand zu skalieren, und zwar mit Lösungen, von denen das gesamte Unternehmen profitieren kann. Jede Aufgabe, die automatisiert wird, wird vollständig dokumentiert, konsistent und genau sein, was bei keiner anderen Option gewährleistet ist.

Was ist Backoffice-Automatisierung?

Was genau ist also Büroautomatisierung? Vereinfacht gesagt, ermöglicht die Automatisierung Ihrem Büro die Abschaffung veralteter, papiergestützter Prozesse in Ihrem Backoffice, die oft ineffizient und zeitaufwendig sind. Mit Hilfe von Lösungen wie den Microsoft Office Automation Tools ist es möglich, Kosten zu senken, menschliche Fehler zu minimieren und Ihrem Büroteam die Möglichkeit zu geben, sich auf die wichtigen Aufgaben im Unternehmen zu konzentrieren.

Wenn das Unternehmen wächst und die Arbeitsbelastung natürlich zunimmt, können Backoffice-Automatisierungssysteme skaliert werden, um den sich ändernden Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht zu werden, ohne dass Sie zusätzliches Personal einstellen müssen. Ganz gleich, ob Sie zusätzliche Unterstützung in den Bereichen Verwaltung, Buchhaltung oder Kundendienst benötigen, die Tools von Microsoft Office Automation bieten Ihnen die technologische Unterstützung, die Sie benötigen.

The long-term benefits of backoffice automation

Die Fortschritte in der Back-Office-Automatisierung haben es vielen Unternehmen ermöglicht, ihre Effizienz zu verbessern, die Produktivität zu steigern und Kosten zu senken. Der Einsatz automatisierter Technologien verändert die Art und Weise, wie Büros arbeiten, und die Belegschaften gehen ganz natürlich zu einer Kombination aus Menschen, Robotern, Chatbots und anderen Formen automatisierter Lösungen über, was den Unternehmen viele Vorteile bringt, darunter die folgenden:

• Zeit- und Kostenersparnis durch eine skalierbare Lösung - Büroautomatisierungssoftware sorgt dafür, dass Ihre Mitarbeiter nicht mehr für die mühsamen, zeitraubenden und kostenintensiven Back-Office-Prozesse zuständig sind. Stattdessen können diese komplexen und zeitaufwändigen Aufgaben mit Hilfe der Büroautomatisierung erledigt werden, so dass sich die Mitarbeiter auf die Wertschöpfung des Unternehmens konzentrieren können, anstatt sich mit dokumentenlastigen, mühsamen physischen Prozessen zu beschäftigen.
• In der Geschäftswelt ist Zeit eine der wertvollsten Ressourcen, vor allem, wenn Gehälter gezahlt werden müssen und das Unternehmen skalieren soll. Mit Software zur Büroautomatisierung kann Ihr Team effizient arbeiten, ohne Abstriche bei der Qualität der Arbeit oder dem Service für Ihre Kunden machen zu müssen.
  Verbesserte Produktivität durch Wiederholbarkeit - Wenn Sie Ihrem Team die effizienten Werkzeuge zur Verfügung stellen, die es braucht, um Back-Office-Prozesse zu beschleunigen, werden Sie feststellen, dass Ihre derzeitigen Mitarbeiter mehr Zeit haben, um sich auf die wichtigen Aufgaben zu konzentrieren, die ihre besonderen Fähigkeiten und Kenntnisse erfordern. Außerdem haben Sie die Gewissheit, dass die automatisierten Aufgaben konsequent und fehlerfrei erledigt werden, so dass sich Ihr Team auf andere Projekte konzentrieren kann.
• Innovation und das Automatisierungsschwungrad - Die Nutzung der Automatisierung innerhalb der Belegschaft ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, ihre einzigartigen menschlichen Fähigkeiten wie Kreativität, Einfühlungsvermögen und Einfallsreichtum einzusetzen, anstatt ihre wertvolle Zeit mit sich wiederholenden Aufgaben zu verschwenden, die automatisiert werden könnten. Wenn ein Unternehmen eine Kultur der Automatisierung fördert, ist es zudem wahrscheinlicher, dass das Team seine einzigartige Kreativität einsetzt, um neue Bereiche des Unternehmens zu finden, die mit innovativen Lösungen automatisiert werden können, die einen Mehrwert schaffen und die Produktivität verbessern.
• Bewältigung des Fachkräftemangels - Wenn Sie in einer Branche tätig sind, die mit einem Mangel an erfahrenen Arbeitskräften zu kämpfen hat, die in der Lage sind, Positionen zu besetzen, könnte die Automatisierung Ihnen helfen, sich anzupassen und zu innovieren. Diejenigen, die derzeit in Back-Office-Positionen arbeiten, könnten sich weiterbilden, übergreifend qualifizieren oder umschulen, um neue Positionen innerhalb des Unternehmens zu besetzen, wobei die Automatisierung ihre bisherigen Back-Office-Aufgaben übernimmt.

Ein weiterer Vorteil ist, dass das Wissen nicht im Kopf eines einzelnen Mitarbeiters gespeichert wird, der dann verloren geht, wenn er das Unternehmen verlässt. Stattdessen ist alles dokumentiert und für den Rest des Teams völlig transparent.

Habe ich das Potenzial für eine Backoffice-Automatisierung?

Es gibt viele Unternehmensbereiche, die von einer Software zur Büroautomatisierung profitieren können, und diese einfache Bewertung wird Ihnen schnell helfen, potenzielle Möglichkeiten in Ihrem Unternehmen zu erkennen:

• Erstellen Sie eine Liste der Aufgaben, die sich täglich, wöchentlich, monatlich und vierteljährlich wiederholen.
• Selbst wenn eine Aufgabe klein, irrelevant oder schnell zu sein scheint, sollten Sie sie in Ihre Liste aufnehmen, denn so können Sie ein Muster von Automatisierungsmöglichkeiten erkennen.
• Erweitern Sie die Punkte in Ihrer Liste mit Details wie dem Zeitaufwand für die Aufgaben, der Anzahl der benötigten Mitarbeiter und den Vorteilen, die sich aus der Erledigung der verschiedenen Aufgaben ergeben.

Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für beliebte Automatisierungsbereiche in vielen Unternehmen, die Ihnen vielleicht als Anregung für Ihre eigenen Back-Office-Automatisierungslösungen dienen:

• Unterstützung bei der Softwareintegration - Die meisten Unternehmen sind auf die Verwendung mehrerer Softwareprogramme angewiesen, und es kann verwirrend sein, diese manuell zu verwalten. Software zur Büroautomatisierung verknüpft Ihre verschiedenen Systeme miteinander, so dass Dokumente automatisch gespeichert, versandt und bearbeitet werden. Obwohl dies ein einfacher Schritt zu sein scheint, spart er eine Menge Zeit und reduziert den Personalbedarf.
• Personalwesen - Die Personalabteilung in Ihrem Unternehmen wird wahrscheinlich viel zu tun haben, vor allem, wenn Ihr Unternehmen personell unterbesetzt ist und schnell wächst. Die Automatisierung kann Ihr Personalteam dabei unterstützen, sich auf die Schulung von Mitarbeitern, die Erhaltung von Arbeitsplätzen und die Einstellung neuer Mitarbeiter zu konzentrieren, anstatt sich um dokumentenbezogene Aufgaben zu kümmern. Lesen Sie mehr über Onboarding Automation in unserem Blog
• Finanzwesen - In jedem Unternehmen gibt es Mitarbeiter, die für die Abwicklung von Bank- und Finanzaufgaben zuständig sind, und wenn Ihr Team unter Zeitdruck steht, kann die Automatisierung den Druck verringern. Die Back-Office-Automatisierung kann zum Beispiel für den Versand und die Einziehung von Rechnungszahlungen eingesetzt werden, so dass sich Ihr Team auf andere Aufgaben konzentrieren kann.
• Beschaffung - In einem schnell wachsenden Unternehmen kann es schwierig und zeitaufwändig sein, das Inventar zu verfolgen und den Überblick über beschaffungsbezogene Aufgaben zu behalten. Anstatt Ihr Team zu erweitern, kann die Automatisierung Ihre Bestands- und Einkaufsprozesse rationalisieren. So kann beispielsweise jedes Mal, wenn ein Kunde eine Bestellung aufgibt, die Bestandsliste automatisch aktualisiert werden, und wenn ein bestimmter Lagerbestand erreicht ist, kann eine Benachrichtigung an das Beschaffungsteam gesendet werden.
• Geschäftsanalysen - Obwohl Intuition und Erfahrung im Geschäftsleben wichtig sind, sind es die datengestützten Erkenntnisse und Analysen, die Ihr Unternehmen zum Erfolg führen werden. Täglich werden in Unternehmen Daten generiert, die auf vielfältige Weise genutzt werden können, von der Vorhersage von Umsatzprognosen über die Entwicklung neuer Produkte bis hin zur Erstellung einer effektiven Marketingstrategie. Mit Hilfe der
• Backoffice-Automatisierung können die Daten an die entsprechenden Abteilungen weitergeleitet werden, ohne dass Mitarbeiter zwischengeschaltet werden müssen.
  Kundenservice und Vertrieb - Diese Abteilungen stehen in direkter Beziehung zu Ihren Kunden. Daher ist es wichtig, dass Ihr Team die nötige Unterstützung und Zeit hat, um einen hervorragenden Service zu bieten. Automatisierung kann bei allem helfen, von der Personalisierung von Online-Erlebnissen bis hin zur Bereitstellung von Antworten innerhalb von Online-Chatbots, was Ihr Unternehmen von der Konkurrenz abhebt, ohne dass Sie in eine größere Belegschaft investieren müssen.

Kommt Ihnen eines dieser Beispiele bekannt vor? Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, können Sie unseren Leitfaden zur Erfassung und Gewichtung von Automatisierungs möglichkeiten nutzen, indem Sie relative targeting methodology werwenden

Die Größe Ihres Unternehmens und die Branche, in der Sie tätig sind, spielen keine Rolle, wenn es um Automatisierung geht. Sie brauchen kein Entwicklerteam einzustellen, und selbst die kleinsten, lästigsten Aufgaben könnten für immer entfallen. In den letzten 20 Jahren hat sich die Art und Weise, wie Menschen arbeiten, stark verändert, da wir uns auf neue Arbeitsweisen verlagern, bei denen die Digitalisierung im Mittelpunkt steht. Automatisierung ist immer verfügbar, um die Effizienz zu steigern, Ihr Unternehmen zu unterstützen und einen besseren Arbeitsablauf zu schaffen, und unser Team weiß genau, wie es Ihre Probleme mit Zeitdruck lösen kann.

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Wir hoffen, dass dieser Blog einige Ideen für Ihr Unternehmen geliefert hat. Wie Sie sehen können, kann Büroautomatisierungssoftware für Unternehmen, die mit einer zunehmenden Arbeitsbelastung zu kämpfen haben, sehr nützlich sein. Wenn Sie mehr über die Vorteile der Büroautomatisierung erfahren möchten, buchen Sie ein kostenloses einstündiges Gespräch mit den NUDGEIT-Experten. Wir wissen alles, was es über Microsoft Office Automation zu wissen gibt, und Ihr Unternehmen wird bald von den Vorteilen profitieren. 

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