Onboarding von Mitarbeitern? Vergessen Sie Papier - verwenden Sie Microsoft Lists

Haben Sie Schwierigkeiten, neue Mitarbeiter mit zeitaufwändigen Papierlisten einzuarbeiten? Microsoft Lists könnte die einfache und effektive Lösung sein, die Sie brauchen, um in die Automatisierung einzusteigen, so dass Ihr Unternehmen von langsamen, papierbasierten Systemen wegkommen kann. Unternehmen jeder Größe erleben die Vorteile automatisierter Prozesse und Microsoft Lists ist ein großartiger erster Schritt für Unternehmen, die es leid sind, Word-Dokumente, PDF-Formulare und endlose Checklisten zu organisieren.

Microsoft-Listen - Das ist keine Raketenwissenschaft!

Einer der befriedigendsten Momente an einem arbeitsreichen Tag ist das Abhaken einer Aufgabe von der Liste der zu erledigenden Aufgaben. Für vielbeschäftigte Personalverantwortliche, die mehrere Mitarbeiter verwalten und neue Mitarbeiter einarbeiten müssen, können die Listen jedoch schnell komplex werden. Die Aufnahme eines neuen Mitarbeiters kann sehr kompliziert sein, vor allem, wenn man den Einstellungsprozess, das Screening, das Sammeln von Informationen und die Sicherstellung, dass alles für den tatsächlichen Arbeitsbeginn des Mitarbeiters vorbereitet ist, in Betracht zieht.

Wenn Sie Schwierigkeiten haben, den Überblick über die Onboarding-Aufgaben zu behalten, ist die Modernisierung des Prozesses mit effektiven Tools wie Microsoft Listen eine gute Option, insbesondere wenn Ihnen eine der folgenden Situationen bekannt vorkommt:

• Mehrere Listen für verschiedene Abteilungen
• Die Verfolgung des Onboarding-Prozesses erfolgt über Papierdokumente und mehrere PDF-Dateien
• Die Verfolgung des Fortschritts zwischen den Abteilungen nimmt zu viel Zeit in Anspruch, da mehrere Anrufe und E-Mails erforderlich sind
• Ein schlechter Überblick über den Onboarding-Prozess führt zu einer schlechten Erfahrung für neue Mitarbeiter
  
  

Wie können die Standardtools von Microsoft Office365 helfen?

Wenn Ihr Unternehmen bereits mit O365 vertraut ist und es nutzt, gibt es zwei Standardtools, die Sie heute nutzen können, um Ihre Onboarding-Aufgaben zu rationalisieren: Microsoft Lists und Microsoft Forms. Listen sollen den Nutzern helfen, Aufgaben effizienter zu verwalten, während Formulare zusammen mit Listen dazu dienen, Informationen zu sammeln, bevor Ihr neuer Mitarbeiter überhaupt angefangen hat.

Bei diesen Anwendungen handelt es sich nicht um neue Konzepte, denn Lists ist die neu aufgelegte Version von SharePoint Lists und bietet mit anpassbaren Ansichten und intelligenten Regeln eine großartige Möglichkeit, Aufgaben auf dem richtigen Weg zu halten. Wie Sie in Abbildung 1 unten sehen können, ist es möglich, Aufgaben, Verantwortlichkeiten und relative Fristen übersichtlich darzustellen:

Abbildung 1: Eine Beispielliste von Maßnahmen, die zu ergreifen sind, wenn ein neuer Mitarbeiter anfängt - Wann ist die Aufgabenfrist? Wer ist für die Aufgabe zuständig? Wie ist der Status?

Diese einfache Microsoft App bietet:

• Eine Checkliste, die von mehreren Teammitgliedern eingesehen und geändert werden kann.
• Ein zentraler Informationspunkt mit nützlichen Kategorien wie Status,
• Aufgabenbeschreibung und Verantwortlichkeiten.
• Eine Checkliste mit Aufgaben, die dem neuen Mitarbeiter zugewiesen werden können, mit der Möglichkeit, Filter zum Sortieren und Navigieren in den verschiedenen Aufgaben zu erstellen.
• Ein schnelles und effizientes System, das den Bedarf an manuellen Papierdokumenten beseitigt, wobei die Digitalisierung eine verbesserte Analyse und Berichterstattung ermöglicht.
• Mehrere kostenlose Vorlagen sowie die Möglichkeit, maßgeschneiderte Listen zu erstellen.
• Ein Schritt zur weiteren Automatisierung des Onboarding-Prozesses

Dieses rationalisierte, automatisierte System hilft nicht nur den Personalabteilungen und -teams, sich zu organisieren und auf neue Mitarbeiter vorzubereiten, sondern auch den neuen Mitarbeitern, sich willkommen und bereit zu fühlen, sofort loszulegen. Von der Sicherstellung, dass wichtige Richtlinien gelesen und unterschrieben werden, bis hin zur Erfassung der erforderlichen Informationen für die Gehaltsabrechnung - Lists wird Ihrem Team helfen, den Onboarding-Prozess nahtlos und professionell zu bewältigen.

How to start with Microsoft Lists?

Der Einstieg in Microsoft Lists ist viel einfacher, als Sie wahrscheinlich erwarten. Öffnen Sie einfach die App im Microsoft365 App Launcher und wählen Sie eine "leere Liste". Es gibt zwar Vorlagen, aber wenn Sie Ihre ersten Listen von Grund auf neu erstellen, können Sie alles vollständig an Ihr Unternehmen anpassen, einschließlich der Definition der Struktur und sogar der Auswahl Ihres eigenen Farbschemas. Folgen Sie einfach diesen Schritten, bis Sie die folgende Liste erstellt haben:

• Erstellen Sie eine Hauptaufgabenliste, die alle Aufgaben enthält, die ein neuer Mitarbeiter zu erledigen hat.
• Erstellen Sie eine Liste mit optionalen Aufgaben, die für die verschiedenen
• Gruppen/Abteilungen relevant sind, z. B. Software, die für das Vertriebsteam, die Buchhaltung und das Marketing benötigt wird.
• Erstellen Sie eine Onboarding-Liste für neue Mitarbeiter.
• Erstellen Sie eine "To-Do-Liste für neue Mitarbeiter", die an alle erforderlichen Abteilungen weitergegeben werden sollte.
• Erstellen Sie eine abschließende "Aufgabenliste", die die Pflichtaufgaben aus Schritt 1 und die optionalen Aufgaben aus Schritt 2 enthält.

Wie Sie in Abbildung 2 unten sehen können, ist es möglich, das Onboarding mit 5 einfachen Schritten schnell in den Griff zu bekommen. Sobald die verschiedenen Listen vollständig sind, können Sie die Funktion "Freigeben" verwenden, damit Teammitglieder und neue Mitarbeiter auf die verschiedenen Aufgaben zugreifen und zusammenarbeiten können.

Abbildung 2: Ein 5-Schritte-Plan zur Verwendung von Microsoft Lists als schnelle Managementlösung, um das Onboarding in den Griff zu bekommen.

Was sind die Vorteile für die Zukunft, wenn man Microsoft List für das Onboarding von Mitarbeitern verwendet?

Wie bei den meisten Geschäftsprozessen sind in der Regel mehrere Personen, mehrere Termine und verschiedene Zuständigkeiten involviert, und Listen sind ein nützliches Mittel, um ein tieferes Verständnis für die Aufgaben zu erlangen, die mit dem umfangreichen Onboarding-Prozess verbunden sind. Da Microsoft Lists vollständig an Ihre organisatorischen Anforderungen angepasst werden kann, ist es eine flexible Möglichkeit, sich an Ihre wechselnden Onboarding-Anforderungen anzupassen.

Ganz gleich, ob Sie nach besseren Einblicken oder einer verbesserten Berichterstattung suchen, dieses Tool wird Ihrem Unternehmen helfen, auf agilere Weise zu lernen. Sobald zum Beispiel ein Problem auftritt, ist es viel einfacher, die Ursache des Problems in den Listen zu verfolgen und den Prozess anzupassen, um sicherzustellen, dass sich das Problem nicht wiederholt.

Die Flexibilität und Einfachheit dieser App findet sich in vielen der Microsoft-Tools wieder, und viele Unternehmen sind daran interessiert, die potenziellen Effizienzsteigerungen durch Automatisierung zu erkunden. Auch ohne Programmierkenntnisse ist es möglich, den Wert der Lists-App zu erhöhen, indem das nützliche Tool in andere Lösungen wie die Power Platform integriert wird. So können beispielsweise Daten, die mit Microsoft Forms erfasst wurden, über Power Automate in Microsoft Lists gespeichert werden, wobei zusätzliche Analysen über Power BI möglich sind.

Das Herzstück der Automatisierungsfunktionen ist die Möglichkeit, Aufgaben zu verfolgen, zu delegieren und über mehrere Anwendungen hinweg zu interagieren, von Marketing und IT bis hin zu HR und Vertrieb. Wenn die Marketingabteilung beispielsweise eine Markenuniform bestellen muss, kann Forms verwendet werden, um Bekleidungsgrößen zu erfassen, die in Listen gespeichert und von der Marketingabteilung abgerufen werden können. Sobald die Uniform bestellt ist, kann die Aufgabe als erledigt markiert werden, damit die Personalabteilung den Überblick behält.

NudgeIT - Starten Sie noch heute mit Microsoft Lists!

Ganz gleich, ob Sie ein Personalleiter oder ein Kleinunternehmer sind, der sich mit dem Onboarding neuer Mitarbeiter überfordert fühlt, das IT-Team von Nudge kann Ihnen helfen, Microsoft Lists schnell zum Laufen zu bringen. Um loszulegen oder ein Beispiel für eine Microsoft-Liste zu erhalten,Kontakt und wir werden Ihnen die Hilfe geben, die Sie brauchen, um loszulegen.