Starten Sie Onboarding durch die Erfassung von Mitarbeiterinformationen mit Microsoft Forms

Das Onboarding eines neuen Mitarbeiters kann ein zeitaufwändiger Prozess sein, bei dem bis zu 65 wichtige Daten in der Schweiz erfasst werden müssen, darunter persönliche Informationen, rechtlicher Arbeitsstatus, Bankdaten und Kontaktinformationen für Notfälle.

Herkömmliche papiergestützte Systeme können fehleranfällig sein, was den Prozess noch komplexer macht. Durch die elektronische Erfassung von Informationen und die Automatisierung bestimmter Prozesse kann das Onboarding-Verfahren jedoch gestrafft und verbessert werden.

Dies ist besonders wichtig in der Schweiz, wo viele Grenzgänger arbeiten und die erforderlichen Informationen gesetzlich vorgeschrieben sind. Wenn Sie als Personalleiter nach Möglichkeiten suchen, den Onboarding-Prozess in Bezug auf die Datenerfassung zu vereinfachen, kann dieser Blog wertvolle Einblicke liefern.

Warum ist ein rationalisierter Onboarding-Prozess für Mitarbeiter so wichtig?

Stellen sie sich vor: Sie haben ihren ersten Arbeitstag und sind bereits etwas nervös. Sie möchten alles richtig und einen guten ersten Eindruck machen, stellen aber fest, dass das Unternehmen auf sie schlecht vorbereitet ist ; niemand weiß, zu wem sie gehören, ihr Arbeitsplatz ist nicht eingerichtet, sie keine funktionierende E-Mail haben und dass ihr neues Team zwar bemüht aber etwas hilflos agiert.

Dieser Mangel an Organisation stresst nicht nur den neuen Mitarbeiter, sondern verschwendet auch wertvolle Teamressourcen. Ein besserer Ansatz ist die Implementierung eines optimierten, digital ausgerichteten Onboarding-Prozesses, der sicherstellt, dass alles für den neuen Mitarbeiter bereit ist. Auf diese Weise können sie herzlich begrüßt, dem Team vorgestellt und zu ihrem vollständig eingerichteten Arbeitsplatz geführt werden. Wenn sie mit einem effizienten und digital ausgerichteten Onboarding-Prozess einen guten Start hinlegen, werden sich die Mitarbeiter produktiver und zufriedener fühlen.

Welche Informationen müssen beim Onboarding vorhanden sein?

Wenn sie Ihr Unternehmen erweitern oder eine neue Stelle besetzen, ist es wichtig, dass sie die notwendigen Informationen von neuen Mitarbeitern einholen, bevor diese ihre Arbeit aufnehmen können. Die komplexen steuerlichen Anforderungen in der Schweiz und die Überprüfung des Rechts auf Arbeit machen dies zu einer besonderen Herausforderung. Die folgenden Informationen müssen eingeholt werden:

• Operativ (persönliche Daten, Kontaktinformationen für Notfälle und medizinische Informationen),
• Legal (gültige Arbeitsbewilligung oder AHV-Nummer),
• Finanzielle Angaben (Bankverbindung, IBAN-Nummer)
• Steuerliche Angaben (Familienstand, Religion, Anzahl und Alter der Kinder)

Abbildung 1 unten gibt einen detaillierten Einblick in die verschiedenen Informationsblöcke, die gesammelt werden müssen.

Unternehmen stehen oft vor der Herausforderung, den komplexen Onboarding-Prozess zu rationalisieren, da mehrere Abteilungen wie die Personalabteilung, IT, Buchhaltung und Manager beteiligt sind. Dieser Prozess umfasst oft mehrere Formulare, den Austausch von E-Mails und die manuelle Eingabe von Informationen in verschiedene Systeme, was ihn anfällig für Fehler macht, z. B. verpasste E-Mails, schlechte Handschrift oder Tippfehler. Schon ein einziger Fehler kann zu erheblichen Problemen während des Onboarding-Prozesses führen.

Wie funktioniert Microsoft Forms? 

Es gibt jedoch zahlreiche Möglichkeiten zur Automatisierung, und Microsoft Forms ist eine gute Lösung für Unternehmen jeder Größe. Als beliebtes Umfrage- und Datenerfassungstool, das Nutzern von Microsoft 365 ohne zusätzliche Kosten zur Verfügung steht, ist Microsoft Forms eine praktische und einfache Wahl, wenn es darum geht, neue Startinformationen zu sammeln.

Laden Sie einfach die App herunter und erstellen Sie ein "Neues Quiz", das leicht angepasst werden kann und die Fragen enthält, die der neue Mitarbeiter beantworten muss. Es stehen verschiedene Frageformate zur Verfügung, darunter offene Antworten und Datumsangaben. Sobald das Formular ausgefüllt ist, kann es durch Klicken auf "Antworten sammeln" an den neuen Mitarbeiter weitergeleitet werden. Die Daten können dann in Echtzeit erfasst und in der Microsoft Forms App gespeichert, damit sie analysiert und weitergeleitet werden können.

Abbildung 2 unten ist ein Beispiel für ein mit Microsoft Forms erstelltes Onboarding-Formular, das sich leicht mit Ihrem eigenen Logo, Ihren Farben und Fragen anpassen lässt.

Einer der großen Vorteile von Microsoft Forms ist die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit, und natürlich ist jeder Mitarbeiter bis zu einem gewissen Grad einzigartig. Während viele Eingabefelder wie Name, Geburtsdatum und Adresse ähnlich sind, können Fragen wie Arbeitserlaubnis, Grenzgängerstatus und Kinder verwendet werden, um beispielsweise Antworten auszulösen:

• Handelt es sich bei dem Arbeitnehmer um einen Grenzgänger, kann das Formular so eingerichtet werden, dass nach einem Land gefragt wird und ob eine Quellensteuerausnahme vorliegt.
• Benötigt der Arbeitnehmer eine Arbeitserlaubnis, kann das Formular Fragen auslösen, z. B. wie lange die Erlaubnis benötigt wird und welche Art von Visum erforderlich ist.
• Wenn der Arbeitnehmer Kinder hat, kann das Formular automatisch Fragen nach deren Geburtsdaten und Ausbildungsstand stellen, um die Kinderzulage zu beurteilen.

Es ist möglich, den Onboarding-Prozess weiter zu rationalisieren, indem verschiedene Prozesse und Anwendungen über Power Automate miteinander verbunden werden. Zum Beispiel kann ein Prozess in Microsoft Forms beginnen, die bereitgestellten Informationen dann an Apps wie Sage HR, Bamboo HR oder andere HR-Systeme sowie Microsoft Sharepoint, Lists und Teams gesendet werden. Die Automatisierung kann die Abteilungen benachrichtigen, so dass sie über jeden Schritt während des Onboardings informiert sind und wissen, was zu erledigen ist. Die Microsoft Power Platform ist der Klebstoff, der Systeme wie Microsoft Forms miteinander verbindet, und sie kann zum Sammeln, Verwalten und Weiterleiten von Daten verwendet werden, ohne dass dafür Programmierkenntnisse erforderlich sind. Wenn Sie mehr über Onboarding erfahren möchten, lesen Sie unseren Artikel Überwindung der Komplexität von Mitarbeiter-Onboarding

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Wenn Sie mehr darüber erfahren oder mit Microsoft Forms beginnen möchten, laden sie noch heute unser Onboard-Formular herunter. Importieren Sie das Formular einfach in Ihre eigene Büroumgebung, indem Sie unserer kurzen Anleitung zum Importieren eines Microsoft-Formulars folgen. Wenn Sie Microsoft Forms einmal ausprobiert und die Verbesserungen beim Onboarding selbst erlebt haben, wenden Sie sich an das NUDGEIT-Team, und wir werden Ihnen helfen, den Prozess mit Plattformen wie Power Automate weiter zu optimieren. Wenn Sie mehr erfahren möchten, kontaktieren Sie unser Team noch heute!