Manuelles oder automatisiertes Onboarding?

Manuelles oder automatisiertes Onboarding? Der Prozess kann über die Erfahrung eines neuen Mitarbeiters entscheiden!

Als Personalverantwortlicher kennen Sie die lange Liste der Aufgaben, die für jeden neuen Mitarbeiter beim Onboarding erledigt werden müssen, und mit manuellen und automatisierten Prozessen kann es schnell unübersichtlich werden. Diese Komplexität ist für alle Beteiligten frustrierend. Deshalb fragen Sie sich vielleicht, wie Sie das Onboarding rationalisieren können, um das Gesamterlebnis zu verbessern. Da für viele Aufgaben sowohl manuelle als auch automatisierte Optionen zur Verfügung stehen, ist es wichtig, daran zu denken, dass es neuen Mitarbeitern wahrscheinlich egal ist, wie das Onboarding abgeschlossen wird, solange der Prozess reibungslos, einfach und effizient ist.

In unserem neuesten Blogbeitrag werfen wir einen genaueren Blick auf die wichtigsten Onboarding-Aufgaben und darauf, wie sie sowohl manuell als auch durch Automatisierung effektiv verwaltet werden können, um eine effektive Lösung für Ihr Team zu entwickeln.

Warum ist ein effizientes Onboarding so wichtig?

Die Einstellung neuer Mitarbeiter ist eine schwierige Aufgabe, vor allem wenn nur eine begrenzte Zahl qualifizierter Bewerber zur Verfügung steht und die Personalfluktuation in fast allen Branchen hoch ist. Sobald Ihr Team erfolgreich einen guten Kandidaten gefunden, ein Beschäftigungspaket ausgehandelt und einen unterzeichneten Vertrag erhalten hat, ist es wichtig, dass die Einarbeitung reibungslos verläuft.

Die neuen Mitarbeiter interessieren sich nicht für die Abläufe hinter den Kulissen, sie wollen sich einfach willkommen, vorbereitet und bereit für den Arbeitsbeginn fühlen. Das Onboarding ist der erste Zeitpunkt, an dem ein neuer Mitarbeiter ein Gefühl für das Unternehmen und seine Kultur entwickelt.

In der Tat, nach Untersuchungen von Brandon Hall Group, Ein starker Onboarding-Prozess kann die Mitarbeiterbindung um 83 % und die Produktivität um mehr als 70 % steigern. Das Onboarding-Erlebnis war noch nie so wichtig wie heute. Daher ist es an der Zeit, sich auf das Gesamtbild zu konzentrieren und die Aufgaben durch effektive manuelle und automatisierte Eingaben zu optimieren.

Welche Aufgaben müssen beim Onboarding erledigt werden?

Das Onboarding ist ein komplexer, strategischer Prozess, an dem mehrere Teammitglieder und Abteilungen beteiligt sind - von der Integration in das Team bis hin zur Sicherstellung, dass der neue Mitarbeiter über die erforderlichen Werkzeuge, Ausrüstungen und Informationen verfügt, um sofort loslegen zu können. Wenn Sie daran interessiert sind, den Ablauf des Onboarding zu verstehen, lesen Sie dies kurzes Onboarding-Prozess für Mitarbeiter Whitepaper

Wenn ein Unternehmen wächst und expandiert, kann das Onboarding schnell zu einem zeit- und kostenaufwändigen Prozess werden, vor allem wenn die Zahl der beteiligten Abteilungen zunimmt. Wie Sie in Abbildung 1 unten sehen können, gibt es viele Aufgaben, die erledigt werden müssen, und mit strengen Zeitplänen kann der Prozess schnell ziemlich entmutigend werden.

Abbildung 1: Eine Beispielliste einiger Aufgaben, die während des Onboardings erledigt werden müssen - zeitliche Abhängigkeiten und mehrere beteiligte Abteilungen machen diesen Prozess zu einer Herausforderung

Viele Personal- und Teammanager fühlen sich von der Komplexität der Onboarding-Aufgaben überfordert. Im Folgenden werden nur einige Beispiele für automatisierte und manuelle Aufgaben genannt, die in vielen Unternehmen üblich sind:

Automatisierte Aufgaben:

• Erstellen von Konten für den Zugriff auf Softwarepakete
• Hinzufügen eines neuen Benutzers zu Sicherheitsgruppen
• Hinzufügen eines neuen Benutzers zu gemeinsamen Postfächern
• Benachrichtigung der Mitarbeiter über den Starttermin des neuen Mitarbeiters
• Sammeln wichtiger Informationen und Weiterleitung an die zuständigen Abteilungen, z. B. Kontakt- und Bankdaten
• E-Mail an den neuen Mitarbeiter mit Details zu seinem ersten Tag, wohin er gehen, nach wem er fragen und was er mitbringen soll
• Zugang zu wichtigen Mitarbeiterressourcen wie Unternehmensrichtlinien, Gesundheits- und Sicherheitshandbüchern und dem Mitarbeiterhandbuch gewähren.

Manuelle Aufgaben:

• Vorbereitung eines Willkommenspakets für neue Mitarbeiter, z. B. eine Tasse, eine Wasserflasche und Schreibwaren
• Einrichten des Arbeitsbereichs mit Schreibtisch und Stuhl
• Sicherstellen, dass die Hardware eingerichtet und funktionsfähig ist, z. B. Laptop und Mobiltelefon
• Zuweisung eines Schließfachs
• Besichtigung des Arbeitsplatzes, einschließlich Küche und Bad
• Eine physische Einführung in das Team und die Rollen der Mitarbeiter

Wie kann ich den Einführungsprozess rationalisieren?

Bei einer langen To-Do-Liste kann es leicht zu Fehlern beim Onboarding kommen, vor allem wenn die Aufgaben zeitaufwändig und fehleranfällig sind. Vielleicht entdecken Sie in den obigen Listen automatisierte Aufgaben in Ihren eigenen Prozessen, die Sie derzeit manuell erledigen, und diese bieten eine hervorragende Gelegenheit für weitere Rationalisierungen. 

Um diese Möglichkeiten zu ermitteln, empfehlen wir, eine umfassende Liste der Onboarding-Aufgaben zu erstellen, die Ihr Unternehmen erledigt, damit Sie einen Überblick über die Komplexität und die gegenseitigen Abhängigkeiten erhalten. Diese Auflistung kann in verschiedene Phasen unterteilt werden:

• Preboarding - Dies ist der Zeitraum zwischen der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags und dem ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters. Zu den wichtigsten Aufgaben in dieser Zeit gehören in der Regel das Sammeln von Schlüsselinformationen, die Sicherstellung der Unterzeichnung von Formularen und die Vorbereitung des Mitarbeiters auf seinen ersten Arbeitstag.
• Der erste Tag - Ein erfolgreiches Preboarding reduziert die Anzahl der Aufgaben, die am ersten Tag erledigt werden müssen, und der Schwerpunkt der Aufgaben am ersten Tag sollte darauf liegen, dass sich der Mitarbeiter willkommen fühlt. Der Schwerpunkt der Aufgaben am ersten Tag sollte darauf liegen, dass sich der Mitarbeiter willkommen fühlt. Von der Vorstellung des Teams über die Bereitstellung der Ausrüstung bis hin zur Sicherstellung des Zugangs zu den relevanten Systemen konzentrieren sich diese Aufgaben auf praktische Schritte.
• Der erste Monat - Sobald sich der Mitarbeiter in seine Rolle eingearbeitet hat, muss ein System eingerichtet werden, um Feedback zu erhalten. Auf diese Weise können neue Mitarbeiter etwaige Bedenken äußern, so dass Anpassungen vorgenommen werden können, um die Mitarbeiterbindung und Produktivität zu verbessern.

Sobald Sie ein umfassendes Verständnis des aktuellen Prozesses und der damit verbundenen Aufgaben haben, können Sie nach Möglichkeiten der Automatisierung suchen. Diese Möglichkeiten können genutzt werden, um das Risiko von Fehlern durch manuelle Eingaben zu beseitigen, z. B. bei der Bestellung von Geschäftskarten, der Zuweisung von Telefonnummern und der Bereitstellung des Zugangs zu IT-Systemen. Auf diese Weise kann sich Ihr Team auf die manuellen Aufgaben konzentrieren, die nicht automatisiert werden können. Wenn Sie mehr Zeit für diese wichtigen Prozesse haben, werden Ihre neuen Mitarbeiter von der bestmöglichen Einarbeitung profitieren.

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Auch wenn viele Onboarding-Aufgaben automatisiert werden können, ist es wichtig, die wichtige Rolle der menschlichen Interaktion nicht zu vergessen. Neue Mitarbeiter verlassen sich auf den Onboarding-Prozess, um Verbindungen zu ihrem neuen Team zu knüpfen, und die ersten Tage des Kennenlernens tragen dazu bei, dass sich die neuen Mitarbeiter wertgeschätzt und einbezogen fühlen. Neben diesen Eingewöhnungssitzungen und physischen Aufgaben gibt es jedoch viele Aufgaben, die Unternehmen automatisieren können, um eine reibungslosere Erfahrung zu schaffen.

Es gibt Automatisierungstechnologien zur Erleichterung des Onboarding-Prozesses, und durch optimierte Arbeitsabläufe ist es möglich, neue Mitarbeiter und das gesamte Team zu einer reibungsloseren Erfahrung zu führen. Wenn Ihr Unternehmen gerade erst damit beginnt, die Möglichkeiten der Automatisierung zu erforschen, ist es wichtig, daran zu denken, dass die Technologie als Hilfsmittel gedacht ist und nicht dazu, die persönliche Seite des Onboarding vollständig zu ersetzen. Es sind die persönlichen Aspekte, die Ihr Mitarbeiter zu schätzen weiß, und mit der Technologie, die die Aufgaben hinter den Kulissen übernimmt, können Sie Ihre Zeit nutzen, um neuen Mitarbeitern das Gefühl zu geben, willkommen zu sein!

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