Sie wollen Ihre Prozesse umgestalten? Zögern Sie nicht - automatisieren heute!

Auf immer stärker umkämpften Märkten versuchen Unternehmen oft, ihre Geschäftsprozesse zu verbessern, in der Hoffnung, sich einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen. Veränderungen erfordern jedoch nicht immer eine Neuerfindung des Rades. Warum also mit der Umgestaltung von Prozessen bei Null anfangen, wenn Ihr Unternehmen sofort von der Prozessautomatisierung profitieren kann?

Wir wissen, dass viele Unternehmensleiter befürchten, dass Änderungen oft ein beträchtliches Budget und zeitaufwändige Verpflichtungen erfordern; wenn es jedoch um Automatisierung geht, ist dies weit von der Realität entfernt. Die Vorteile, die sich aus der Automatisierung Ihrer zeitraubenden Prozesse ergeben, sind nicht zu übersehen. Es gibt keinen Grund, stundenlang zu versuchen, Prozesse umzugestalten, bevor man sich mit der Automatisierung befasst. Wenn Sie ein kleineres Unternehmen sind und glauben, dass Sie zu klein sind, um eine Automatisierung auch nur zu versuchen, können Sie von den Ansichten in diesem kurzen Blog profitieren Zu klein für Automatisierung? 

Unserer Erfahrung nach werden die besten Ergebnisse immer dann erzielt, wenn Unternehmen zuerst automatisieren. Lassen Sie Ihr Unternehmen nicht ins Hintertreffen geraten, beißen Sie in den sauren Apfel und machen Sie den ersten Schritt zu einer effizienteren, einfacheren und strafferen Arbeitsweise!

Es liegt in der Natur der Sache, dass wir Veränderungen nicht mögen; schließlich macht uns das Vertraute bequem, und das ist einer der Hauptgründe, warum die Umgestaltung von Prozessen so schwierig sein kann. Je komplexer ein Prozess ist, desto mehr Menschen sind daran beteiligt, und bei so vielen Interessengruppen und engagierten Einzelpersonen, die ihre Meinung äußern, kann es schwer sein, das Licht am Ende des Tunnels zu sehen.

Warum ist das Reengineering von Prozessen vor der Automatisierung so heikel?

It is only natural to dislike change; after all, familiarity makes us comfortable, which is one of the main reasons process re-engineering can be so tricky. The more complex a process is, the more people will be involved, and with so many stakeholders and passionate individuals voicing their opinions, it can be hard to see the light at the end of the tunnel.

Wenn Automatisierung das Endziel ist, kann das Hinzufügen von Prozessumstrukturierung in den Mix schnell zu einem Wasserfall von Meinungen, Vorschlägen und Komplikationen führen, statt zu einem agilen Ansatz für das Projektmanagement, der oft viel effizienter ist.

Die Zeiten müssen sich jedoch ändern, wenn die Unternehmen der Konkurrenz voraus sein wollen. Während große Projekte zur Umgestaltung von Prozessen schnell ins Stocken geraten können, lassen sich gut geplante Automatisierungen viel schneller umsetzen.

In der Realität sind frühe Erfolge mit erfolgreichen Automatisierungen immer 10x besser als das potenzielle Versprechen, in x Jahren zu automatisieren, wenn die Prozesse neu konfiguriert werden. Ihr Unternehmen wird sofort Geld sparen, den Druck auf die Mitarbeiter verringern und die neu automatisierten Arbeitsabläufe werden Ihnen helfen, die Bereiche zu erkennen, die dringend einer Prozessverbesserung bedürfen.

Angenommen, die Prozesse müssen in Zukunft umgestaltet werden. In diesem Fall lassen sich automatisierte Prozesse problemlos anpassen, so dass keine Bedenken bestehen sollten, mit einem Arbeitsablauf festzustecken, der sich nicht an Veränderungen, neue Anforderungen, Marktchancen und neue Technologien anpassen lässt. Schließlich ist es viel einfacher, Änderungen innerhalb eines Automatisierungswerkzeugs vorzunehmen, als zu versuchen, ein Team von Mitarbeitern zu schulen.

Die Vorteile der Automatisierung Ihrer bestehenden Prozesse

Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass es immer einen Grund gibt, warum die derzeitigen Prozesse existieren, und dass sie effektiv funktionieren müssen, wenn Ihr Team sie befolgt. Auch wenn es Optimierungen und Verbesserungen geben mag, ist es in vielen Fällen unwahrscheinlich, dass sie dringend notwendig sind, denn das Rad muss nicht neu erfunden, sondern neu ausgerichtet werden.

Der Einstieg in die Automatisierung muss nicht entmutigend sein; mit der Entwicklung neuer Technologien wie Robotic Process Automation (RPA) ist es so einfach wie nie zuvor! Wir garantieren Ihnen, dass eine zuverlässige Prozessautomatisierung viel einfacher sein wird, als Sie erwarten. Und dank der Entwicklung von Tools wie Microsoft Power Automate sind weder ein hohes Maß an technischer Erfahrung noch teure IT-Unterstützung erforderlich.

Natürlich können Prozesse von einer Überarbeitung profitieren, vor allem, wenn Sie sie verfeinern und effizienter gestalten wollen. Wenn Sie jedoch zunächst die aktuellen Prozesse automatisieren, können Sie die verbesserungsbedürftigen Bereiche hervorheben, und der automatisierte Arbeitsablauf wird auf natürliche Weise effizienter, weniger fehleranfällig und robuster.

Je mehr Automatisierungen erstellt werden, desto komplexer wird die Abbildung des gesamten Geschäftsprozesses ohne langwierige Besprechungen mit mehreren Beteiligten. Der eigentliche Automatisierungsprozess wird schnell die kritischen Workflow-Engpässe innerhalb der Geschäftsabläufe aufzeigen, was es den beteiligten Teams viel leichter macht, überzeugende Argumente für die Umgestaltung dieser Prozesse zu liefern.

Es ist nur natürlich, dass Ihr Team nervös und ängstlich ist, wenn es seine bekannten Prozesse für die Automatisierung öffnet. Wenn Ihr Unternehmen eine Dynamik und Unterstützung für die Automatisierung aufbaut, können die umfangreicheren und komplexeren Prozesse zur Umgestaltung und Automatisierung in einem für Ihr Unternehmen äußerst vorteilhaften Tempo vorgebracht werden.

Sobald diese Phase erreicht ist, werden sich die Personen, die sich anfangs vielleicht gegen Veränderungen gewehrt haben, der Vorteile bewusst, die Veränderungen mit sich bringen können, und ihre Bereitschaft, sich mit der Umgestaltung von Prozessen zu befassen, wird ebenfalls zunehmen.

Was ist der Prozess der Automatisierung eines Arbeitsablaufs??

Zunächst müssen Sie die Arbeitsabläufe auflisten, die am meisten von der Automatisierung profitieren würden. Dabei muss es sich nicht um die komplexesten Prozesse handeln. Denken Sie an Abläufe, die Ihr Team regelmäßig durchführt und die mühsam und zeitaufwändig sind. Automatisierung soll Ihnen das Leben leichter machen, also erstellen Sie zunächst eine Liste der lästigen und sich wiederholenden Aufgaben, die jeder hasst. Einen strukturierten Prozess zur schnellen Identifizierung von Anwendungsfällen für die Automatisierung finden Sie unter Automation Use case selection 

Sobald Sie eine Liste der zu automatisierenden Prozesse haben, ist es an der Zeit, in die Welt von Microsoft Power Automate und seiner RPA-Funktion, den UI-Flows, einzutauchen. Die Plattform kann jedes Unternehmen mit zugänglichen Automatisierungsmöglichkeiten versorgen. Die integrierten RPA-Funktionen ermöglichen es, den Arbeitsablauf eines Mitarbeiters aufzuzeichnen, der dann über die Power Automate-Benutzeroberfläche digital in einen vollständig automatisierten Arbeitsablauf umgewandelt werden kann.

Durch die RPA-Funktion entfällt nicht nur die zeitaufwändige Prozessplanung, sondern Sie können auch sicher sein, dass die genauen Mausklicks, Tastatureingaben und die verwendete Software genau aufgezeichnet werden, ohne dass das Risiko menschlicher Fehler besteht. Vom Vergleich von Rechnungen mit Lieferscheinen bis hin zur Übertragung von Daten aus E-Mails in andere Systeme liefert RPA schnelle Ergebnisse und eine hervorragende Investitionsrendite.

Schließlich analysiert Power Automate die Aufzeichnungen, um den besten Weg zur Automatisierung des Prozesses auf der Grundlage Ihres vorhandenen Toolstacks zu ermitteln. Wenn mehr Arbeitsabläufe aufgezeichnet werden, kann das System diese konsolidieren, um zusätzliche Effizienzvorteile zu erzielen. Es stehen mehr als 200 Konnektoren für Anwendungen innerhalb von Power Automate zur Verfügung, so dass es möglich ist, rationalisierte und automatisierte Workflows zu erstellen, wenn Sie Dynamics 365, Excel, LinkedIn, Dropbox oder Azure SQL verwenden. Wenn Sie mehr verstehen möchten, lesen Sie den manager's guide to Microsoft Power Automate

How can NudgeIT help?

Wir von NudgeIT unterstützen Unternehmen mit Leidenschaft dabei, praktische und hocheffiziente automatisierte Arbeitsabläufe einzuführen. Wir haben mit vielen Geschäftsinhabern und Managern zusammengearbeitet, die vor dem Start von Automatisierungsprojekten über eine Neugestaltung von Prozessen nachdenken. Unserer Erfahrung nach ist die Verbesserung von Prozessen jedoch oft eine sehr zeitaufwändige Aufgabe, bei der kein Ende in Sicht ist.

Unser Ziel ist es, Ihnen das Leben zu erleichtern, indem wir Ihrem Team helfen, lästige Aufgaben zu automatisieren, Ihre Kosten zu senken, die Genauigkeit und Qualität zu verbessern und letztendlich eine hervorragende Investitionsrendite zu erzielen. Wir können Sie in jeder Hinsicht unterstützen, von der anfänglichen Planungsphase bis zur Einführung von Automatisierungen, und wir bieten Ihnen gerne ein Automation free one-hour consultation um Ihnen zu helfen, in den sauren Apfel zu beißen und den Ball ins Rollen zu bringen.