Zu klein für Automatisierung?

Wenn Sie hören, wie andere über die Vorteile der Automatisierung in ihrem Unternehmen sprechen, denken Sie dann nicht: "Das ist nur etwas für große Unternehmen, wir sind zu klein für die Automatisierung", wenn dem so ist, denken Sie noch einmal nach. Es gibt so viele Möglichkeiten für die Automatisierung in Unternehmen jeder Größe. Tatsächlich ist es sehr vorteilhaft, die Automatisierung in einem frühen Stadium Ihres Unternehmens einzuführen.

Wenn Sie Fehler reduzieren, Kosten senken, die Produktivität steigern, die Kundenzufriedenheit verbessern und Ihr Unternehmen ausbauen möchten, werden Sie mit einer Investition in die Automatisierung wahrscheinlich großen Erfolg haben. In unserem neuesten Blog stellen wir Ihnen einige der Vorteile vor, die mit der Automatisierung von Kleinunternehmen verbunden sind, so dass Sie sich selbst ein Bild davon machen können, wie diese Technologie eingesetzt werden kann.

Was bedeutet Office automation (Büroautomatisierung)?

Automatisierungstechnologie vereinfacht die Bereiche Ihres Unternehmens, die manuelle Eingaben erfordern, von der Erfassung von Leads und dem Abschluss wichtiger Verkäufe bis hin zum Kundendienst und der Verwaltung von Routineaufgaben im Büro. Fast alles, was sich wiederholende manuelle Prozesse erfordert, kann automatisiert werden, so dass Ihr kleines Team seine Zeit den Aufgaben widmen kann, die wirklich wichtig sind, wie das Wachstum Ihres Unternehmens. Viele Bereiche können automatisiert werden, bis zu 60 % aller Aufgaben. Wenn Sie die kognitiven Funktionen und die Möglichkeiten zur Automatisierung von Aufgaben verstehen möchten, lesen Sie das kurze Whitepaper Können Sie den CEO automatisieren?

Wann sollte mein Unternehmen mit Office-Automatisierungstools beginnen?

Als kleines, erfolgreiches Unternehmen wird Ihr Unternehmen wahrscheinlich wachsen, und die Planung der Bewältigung der ständig steigenden Arbeitsbelastung ist ein wesentlicher Bestandteil Ihres Erfolgs. Werden Sie die zusätzliche Arbeit selbst erledigen, oder sind Sie zu beschäftigt? Werden Sie mehr Mitarbeiter einstellen oder ein externes Unternehmen beauftragen, oder wollen Sie die Kosten niedrig halten? Wenn Sie auf der Suche nach einer skalierbaren Lösung sind, die in Ihr Budget passt und die Effizienz steigert, könnte sich die Investition in eine Software zur Büroautomatisierung in einer frühen Phase des Unternehmens als äußerst vorteilhaft erweisen. Bedenken Sie auch, dass der Personalmarkt unter Druck gerät und ein perfekter Sturm aus steigendem Effizienzdruck und Fachkräftemangel Sie zur Automatisierung zwingen könnte. Lesen Sie daher vielleicht unseren Artikel "Ein perfekter Sturm braut sich zusammen - kann die Automatisierung ihn beruhigen? 

Was sind die Vorteile der Büroautomatisierung für ein kleines Unternehmen?

• Eine natürliche Arbeitsweise - Die frühzeitige Einführung automatisierter Prozesse in Ihrem Unternehmen bedeutet, dass die Systeme bald ein natürlicher Teil Ihrer Kultur werden. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihr Unternehmen sofort von den Vorteilen der Automatisierung profitiert und jeder im Unternehmen die Technologie gerne annimmt.
• Leichterer Einstieg - Je kleiner Ihr Unternehmen ist, desto einfacher sind wahrscheinlich auch Ihre Prozesse. Wenn Sie jetzt Zeit in moderne APIs investieren, wird es für Ihr Unternehmen viel einfacher sein, zukünftiges Wachstum zu bewältigen. Die Automatisierung ist extrem skalierbar, d. h. ob Sie jetzt eine einzige Eingabe haben oder in Zukunft 100.000 Eingaben, die Technologie kann mit Ihnen wachsen, und es ist viel weniger komplex, jetzt anzufangen. Wenn Sie Zeit, Geld und oft auch Frustration sparen wollen, empfehlen wir immer, in einem frühen Stadium zu beginnen.
• Weniger menschliche Fehler - Alle manuellen Dateneingabeprozesse sind anfällig für menschliche Fehler, so dass Bereiche wie Buchhaltung, Rechnungsstellung und Bestandsverwaltung von der Genauigkeit der Automatisierung profitieren. Ihre Prozesse werden viel genauer, schneller und effektiver, wenn Sie die Automatisierung nutzen.
• Improve efficiency – As a small business, you are probably expected to do the same tasks as a larger business, but with fewer people. Within your business, there are likely to be many tasks that are repetitive or recurring, and these could be taking up valuable time. Instead of asking your team to spend their valuable time on these tasks, automate them and allow your employees to focus their efforts on more productive areas.
• Verbesserung der Effizienz - Als kleines Unternehmen müssen Sie wahrscheinlich die gleichen Aufgaben wie ein größeres Unternehmen erledigen, allerdings mit weniger Mitarbeitern. In Ihrem Unternehmen gibt es wahrscheinlich viele sich wiederholende oder wiederkehrende Aufgaben, die wertvolle Zeit in Anspruch nehmen könnten. Anstatt Ihr Team zu bitten, seine wertvolle Zeit mit diesen Aufgaben zu verbringen, sollten Sie sie automatisieren und Ihren Mitarbeitern ermöglichen, sich auf produktivere Bereiche zu konzentrieren.
• Verbessern Sie Ihr digitales Marketing - Jedes Unternehmen muss in seine Marketingstrategie investieren, und das digitale Marketing bietet viele großartige Werkzeuge für kleine Unternehmen. Das Herzstück jeder erfolgreichen Marketingkampagne sind Daten, und die Automatisierung kann Ihnen helfen, Ihre Daten zu sammeln, zu verarbeiten, zu organisieren und zu analysieren, um effektivere digitale Marketingkampagnen zu erstellen.
• Vermeidung von Problemen mit der Dateneinhaltung - Als kleines Unternehmen haben Sie wahrscheinlich nicht die internen Ressourcen, um die Dateneinhaltung zu verwalten, und es gibt sehr strenge Vorschriften, insbesondere wenn Sie in einer stark regulierten Branche tätig sind. Die Automatisierung stellt sicher, dass jeder Aspekt Ihrer Daten im Einklang mit den verschiedenen Vorschriften und Standards verwaltet wird, so dass Sie ganz beruhigt sein können
• Optimierung von Remote-Workflows - Vor allem kleine Unternehmen profitieren von der Verlagerung auf Remote-Arbeit, wobei die Automatisierung zur Verbesserung von Workflows und Prozessen für die Remote-Mitarbeiter eingesetzt wird. Selbst wenn Ihre Mitarbeiter derzeit vor Ort arbeiten, hat uns die Pandemie gelehrt, dass sich die Dinge sehr schnell ändern können, und die Automatisierung sorgt dafür, dass der Übergang nahtlos erfolgt.
• Senkung der Betriebskosten - Auch wenn die anfängliche Investition in die Automatisierung einen gewissen Aufwand erfordert, werden Sie schon bald eine Senkung Ihrer Betriebskosten feststellen, wenn Sie Zeit sparen und Fehler reduzieren. Wenn Sie Ihre Kosten senken und Ihr Wachstum ankurbeln wollen, wird die Automatisierung Ihre Abläufe beschleunigen und Ihre Arbeitskosten senken.
• Steigern Sie das Wachstum - Auch wenn manuelle Prozesse jetzt noch funktionieren mögen, wird Ihr Unternehmen bei der Expansion wahrscheinlich unter Wachstumsschmerzen leiden, wenn zusätzliche Prozesse erforderlich sind. Von Missverständnissen und zusätzlichen Berichten bis hin zu neuen Anwendungen und Systemen - für ein kleines Team ist es schwer, den Überblick zu behalten. Die Automatisierung schafft Ordnung und ermöglicht es Ihnen, sich auf Ihre Strategie für das Unternehmenswachstum zu konzentrieren.
  

Der Drang, Ihre Prozesse vor der Automatisierung umzugestalten, mag vorhanden sein, aber in vielen Fällen ist dies tatsächlich kontraproduktiv für den Fortschritt und die Schaffung einer dauerhaften Kultur des "Always Automate". Wir behandeln dies in einem anderen Blog Re-engineer your processes or Automate today?

Was sind einige Beispiele für die Automatisierung in einem kleinen Unternehmen?

Als Unternehmensleiter kennen Sie die Funktionsweise der verschiedenen Prozesse im Unternehmen sehr gut. Wenn es Bereiche gibt, die viel Zeit, Energie und Ressourcen in Anspruch nehmen, gibt es vielleicht Lösungen zur Automatisierung des Back-Office, um die Effizienz zu verbessern. Denken Sie an einfache, aber lästige, sich wiederholende Aufgaben, bei denen entweder absolute Genauigkeit erforderlich ist oder bei denen Daten einfach von einem System in ein anderes übertragen werden.

Eines der besten Beispiele, das zeigt, wie einfach Automatisierung sein kann, ist der Prozess der Dokumentengenehmigung, der mit einem automatisierten Genehmigungsfluss in SharePoint rationalisiert werden kann. Das Dokument kann in eine SharePoint-Liste oder -Bibliothek hochgeladen werden, wo es dann automatisch an eine oder mehrere Personen zur Genehmigung und Freigabe oder Ablehnung gesendet werden kann. Es ist möglich, je nach Struktur Ihres Unternehmens mehrere Genehmigungsstufen einzurichten, wobei diese Form der Microsoft Office-Automatisierung den gesamten Prozess rationalisiert und standardisiert.

Die gemeinsame Nutzung von Informationen innerhalb von SharePoint ist nur ein Beispiel, aber es gibt wahrscheinlich noch viele andere Möglichkeiten der Automatisierung in Ihrem Unternehmen, zum Beispiel:

• Verwendung von SAP zum Extrahieren von Transaktionsdaten und Einlesen in PBI.
• Extrahieren von Daten aus einem einzigen System, Anreichern dieser Daten und
• Übertragen in ein anderes System.
• Erstellen von E-Mail-Triggern als Teil einer Marketingstrategie.
• Kontrolle des Zugriffs auf Software und Dokumente.
• Automatisierung der Ausgabenroutine des Unternehmens anstelle des manuellen
• Sammelns, Überprüfens und Hochladens.
• Automatisieren der Zahlung der monatlichen Kreditkartenrechnung durch Abgleich der
• Abrechnung mit den Belegen aus den Webportalen.
• Automatisierte Erfassung von Jahresurlaubsdaten in einem einzigen Dokument mit
• Informationen aus den E-Mails der Mitarbeiter.
• Automatisierte Zahlungserinnerungen an Gläubiger, wenn Zahlungsfristen verstrichen sind.
• Sofortige Antworten auf eine E-Mail-Kontaktanfrage.
• Büroverwaltung, z. B. Dateneingabe, Rechnungsstellung und Papierkram.
• Terminplanung und -verfolgung.
• Einstellung, Einarbeitung und Schulung von Mitarbeitern.
• Zuweisung von Leads an die richtige Abteilung oder Person.
• Nachverfolgung von neuen Netzwerkverbindungen mit einer automatischen E-Mail.
• Erstellen eines Rahmens für eine Vertriebspipeline.

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Wie Sie sehen, kann die Back-Office-Automatisierung Ihrem kleinen Unternehmen oder Ihrer Neugründung eine ganze Reihe von Vorteilen bieten. Wir hoffen, dass dieser Beitrag Ihnen gezeigt hat, dass Automatisierung nicht nur für größere Unternehmen geeignet ist und dass es viele budgetfreundliche Optionen gibt, die keine eigene IT-Abteilung erfordern. Wenn Sie sich selbst von den Vorteilen überzeugen und eine Kultur der Automatisierung schaffen möchten, kann Ihnen unser erfahrenes Team dabei helfen.

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