Was wäre, wenn man bei Null anfangen würde?

Das Zero base -Budget, das alles verändern könnte

Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie haben gerade die IT in einem mittelständischen Fertigungsunternehmen in der DACH-Region übernommen. Es handelt sich um ein typisches KMU – familiengeführt, 600 Mitarbeiter, stabiler Kundenstamm und 9 Mitarbeiter in der IT. Nun stellen Sie sich das Unvorstellbare vor: keine Altsysteme, kein lückenhaftes ERP, keine veralteten Server, keine lange Liste verschiedener Management-Tools, keine jahrzehntealten Wartungsverträge.

Sie haben einen Neuanfang und einen Auftrag:

Wie würde Ihr Budget dann aussehen? Und was würde Ihnen das über das Budget sagen, das Sie derzeit verwalten?

Schritt 1: Werfen Sie das historische Budget (vorübergehend) über Bord

Bei der traditionellen Budgetierung lautet die Frage: „Was haben wir letztes Jahr ausgegeben? 6 % draufschlagen?“

Beim Zero-Based-Thinking lautet die Frage: „Wenn wir bei Null anfangen würden, was würden wir aufbauen und warum?“

Nehmen wir an, Ihr aktuelles IT-Budget beträgt etwa 1,8 Millionen CHF pro Jahr – das sind 2,5 % des Umsatzes eines Unternehmens mit 60 Millionen CHF, was dem Branchendurchschnitt entspricht.

Umfragen und Studien zufolge entfallen 50 bis 70 % davon wahrscheinlich auf den Bereich „Run”: Infrastrukturwartung, Lizenzverlängerungen, ERP-Wartung, lokale Server, IT-Support, Patching und IT-Mitarbeiter, die eine Vielzahl von Systemen betreuen. Das sind 1,1 bis 1,3 Millionen CHF, nur um den Status quo aufrechtzuerhalten.

Aber was wäre, wenn Sie nicht gezwungen wären, die Vergangenheit zu finanzieren?

Schritt 2: Erstellen Sie ein neues IT-Budget

Hier ist ein hypothetischer „Neustart-Pan" für ein Unternehmen dieser Grösse, unter folgenden Annahmen:

• Ein Hybrid-Cloud-Ansatz (Cloud-First, nicht Cloud-Only)
• Modulares ERP mit wartungsarmer Architektur
• Automatisierte Verwaltung, ausgelagerter Helpdesk
• Ein maßgeschneidertes, vielseitig qualifiziertes IT-Team mit Fokus auf Innovation

Das ist kein unrealistischer Traum, vielleicht nicht besonders gross, aber selbst 350.000 CHF würden schon viel zur Modernisierung beitragen. Das spiegelt die tatsächliche Situation vieler KMU wider, die veraltete ERP-Systeme ausgemustert, den Support automatisiert und ihre Softwareanbieter konsolidiert haben. Die Einsparungen sind nicht nur finanzieller Natur, sondern auch in Form von Personal und Potenzial.

Schritt 3: Die Differenz reinvestieren

Die Freisetzung von mehr als 700.000 CHF ist keine Frage von Kürzungen, sondern von Rückgewinnung. Sie könnten:

• Die erste Phase der ERP-Modernisierung finanzieren
• Analysen für die Fertigung oder vorausschauende Wartung einführen
• Ein Selbstbedienungsportal für Lieferanten einrichten
• Zwei neue Entwickler für die Erstellung kundenorientierter Tools einstellen
• In die Schulung Ihrer IT-Mitarbeiter in moderner Architektur und Automatisierung investieren

Plötzlich erscheint Innovation nicht mehr „zu teuer“. Sie erscheint überfällig.

Warum Sie dies nicht ignorieren dürfen

Realistisch gesehen werden Sie nicht alles morgen über den Haufen werfen und ersetzen. Vorschriften, organisatorische Historie und langfristige Verträge machen dies schwierig. Aber diese Übung offenbart etwas Unangenehmes.

Was ist der Unterschied zwischen Ihrer alten und einer modernen Konfiguration? Das ist Ihre Innovationssteuer. Sie zahlen sie jedes Jahr – und erhalten dafür nichts Neues. Und wenn Sie sich die Statistiken von Avasant ansehen, stellen Sie fest, dass Legacy-Systeme nach wie vor einen grossen Teil der Ausgaben ausmachen.

Fig: Spending priorities in EMEA from an Avasant survey - Legacy is still consuming a significant amount of money and focus. 

Ein Gespräch mit dem CFO, das sich lohnt

Dies ist nicht nur eine IT-Angelegenheit. CFOs lieben Vorhersehbarkeit – aber sie hassen Verschwendung. Wenn Sie ihnen ein Modell von Grund auf neu präsentieren und es neben Ihr aktuelles Betriebsbudget stellen, kommt oft die Frage: „Moment mal, wir geben so viel aus, nur um auf der Stelle zu treten?“

Selbst wenn Sie im ersten Jahr nur 10 bis 15 % Ihres Ziels erreichen, haben Sie bereits begonnen, den Schwerpunkt zu verlagern – von „Run“ zu „Build“. Von der Brandbekämpfung zur Vorausschau.

💡 Fazit

Eine IT-Budgetierung von Null ist keine Fantasie. Sie ist eine Linse, durch die Sie Ihre tatsächlichen Kosten sehen können – und was diese sein könnten. Wenn Sie die Chance hätten, ganz von vorne anzufangen, würde Ihre IT nicht so aussehen wie heute.